eber
Bir ekipte benzer işler farklı kişiler tarafından yapılıyorsa yapay zekaya verilen talimatlar da değişebilir. Biri uzun bir açıklama yazar, diğeri birkaç kelimeyle geçer. Sonuçları karşılaştırmak ve ortak bir çalışma biçimi oluşturmak zorlaşır.
Tekrar kullanılabilir bir talimat şablonu bu başlangıcı düzenler. Amaç her işte aynı metni kullanmak değil, unutulmaması gereken bilgileri görünür tutmaktır. Şablonun göreve göre doldurulacak alanları olmalı; sonuçlar kontrol edildikçe de geliştirilmeli.
Önce tek bir görev seçin
“Ekibin bütün yazışmaları için talimat” hazırlamak fazla geniş bir hedeftir. Örneğin toplantı notlarından yapılacak işler listesi çıkarmayı seçebilirsiniz. Bu görevde hangi bilgilerin önemli olduğu daha kolay konuşulur.
Google'ın talimat tasarımı rehberi, açık yönlendirmeler, gerekli bilgiler ve beklenen yanıt biçimi gibi başlıkları ele alır. Bunları kendi ekibinizin işi için aşağıdaki gibi bir çalışma şablonuna çevirebilirsiniz. Şablon bir başlangıç önerisidir; her araçta aynı sonucu vereceği düşünülmemeli.
Beş bölümlü bir şablon
Görev: Ne hazırlanacağını söyleyin. “Aşağıdaki toplantı notundan yalnızca açıkça kararlaştırılmış görevleri çıkar.”
Kullanılacak bilgiler: Hangi metnin kaynak olduğunu belirtin. “Sadece paylaşacağım notu kullan. Notta olmayan tarih, kişi veya karar ekleme.”
Beklenen biçim: Sonucun nasıl sunulacağını tarif edin. “Her görev için yapılacak iş, sorumlu kişi ve tarih başlıklarıyla kısa bir liste oluştur.”
Eksik bilgiler: Belirsizlikte ne yapılacağını yazın. “Sorumlu kişi veya tarih belli değilse belirtilmedi yaz. Öneri olarak konuşulmuş konuları ayrı bir başlıkta göster.”
Kontrol: Kullanıcının neyi incelemesi gerektiğini belirleyin. “Sonunda teyit edilmesi gereken bilgileri ayrı listele.”
Paylaşılacak metin için belirgin bir başlangıç ve bitiş kullanın. Örnek notları şirketinizin bilgi paylaşım kurallarına göre seçin. Bir şablonun bulunması, gizli veya kişisel bilgilerin herhangi bir araca girilebileceği anlamına gelmez.
Genel talimatla farkını deneyin
İlk denemede yalnızca “Bu toplantıyı özetle” yazın. Ardından aynı notu şablonla işleyin. İki sonuçta görevler, öneriler ve eksik bilgiler nasıl ayrılmış? Fazladan bir tarih veya sorumlu kişi eklenmiş mi? Çalışanın düzeltmek zorunda kaldığı yerleri not edin.
Karşılaştırma, en uzun metnin en iyi talimat olduğunu göstermeye çalışmamalı. Sonuca katkısı olmayan cümleleri çıkarabilirsiniz. Önemli olan, çalışanların aynı görevi benzer bir anlayışla tarif edebilmesi ve sonucu nasıl kontrol edeceğini bilmesi.
Şablonu ekibin kullanımına hazırlayın
- Hangi iş için kullanılacağını tek cümleyle yazın.
- Doldurulacak alanları açıkça ayırın.
- Gerçek kişi veya gizli şirket bilgisi içermeyen, göreve uygun bir örnek ekleyin.
- İyi bir sonuçta bulunması gereken bilgileri belirtin.
- Son kontrolü kimin yapacağını ve şablonu kimin güncelleyeceğini belirleyin.
Şablonu farklı uzunlukta ve eksik bilgiler içeren örneklerle deneyin. Ekip bir sorunu her seferinde elle düzeltiyorsa talimatı veya işin tarifini yeniden ele alın. Uygulamalı ekip eğitiminde bu denemeleri birlikte yapmak, hazır bir talimat listesini dağıtmaktan daha anlamlı bir çalışma olabilir.
