Eğitimden sonra ekip yapay zekayı neden kullanmıyor?

Eğitimden sonra ekip yapay zekayı kullanmıyorsa yeni bir eğitim planlamadan önce işin nerede durduğunu bulun. Çalışan araca ulaşamıyor mu, uygun bir görev seçemiyor mu, aldığı sonucu düzeltemiyor mu, yoksa kontrol etmek işi baştan yapmaktan daha mı zahmetli? Her durum farklı bir çözüm gerektirir.

Aşağıdaki yöntem, bir yöneticinin veya ekip sorumlusunun kısa bir gözlem görüşmesiyle bu ayrımı yapması için hazırlanmış bir çalışma önerisidir. Bir başarı garantisi ya da çalışanları puanlama sistemi değildir. Amaç, kullanım sayısını yükseltmekten önce tamamlanabilir ve yararlı bir iş bulmaktır.

“Neden kullanmıyorsun?” yerine son denemeyi konuşun

Görüşmeye genel memnuniyet sorularıyla başlamayın. Çalışandan yakın zamanda yapmak istediği bir işi anlatmasını isteyin: Nereden başladı, hangi bilgileri hazırladı, ne bekledi ve hangi adımda vazgeçti?

“Vaktim olmadı” yanıtını hemen isteksizlik olarak yorumlamayın. Örneğin kaynak dosyayı bulmak, veriyi ayıklamak ve sonucu başka bir programa taşımak, denemenin kendisinden daha fazla uğraş gerektirmiş olabilir. Henüz hiç deneme yapılmadıysa bunu da ayrı kaydedin; denenmemiş bir işin yararsız olduğuna karar vermeyin.

Microsoft'un ekip geri bildirimi rehberi, genel beğeni soruları yerine kullanılan görevleri, bırakılan senaryoları ve kullanım engellerini sormayı öneriyor. Rehber Copilot için hazırlanmış olsa da burada ihtiyacımız olan, ürüne özgü bir özellik değil, somut bir denemeyi konuşma yaklaşımıdır.

Tek bir işi baştan sona gözlemleyin

Çalışanın zaten yaptığı, kapsamı küçük bir görev seçin. Şirketinizin kullanımına izin verdiği araç ve örnek verilerle ilerleyin. Görüşme sırasında ekran kaydı almak şart değildir; kısa süreç notları yeterli olabilir. Kişisel veya gizli bilgileri sırf deneme için farklı bir araca taşımayın.

Başlamadan önce kabul edilebilir sonucun nasıl göründüğünü birlikte yazın. “İyi bir metin” yerine “Kaynakta bulunan özellikleri koruyan, yeni özellik eklemeyen, kısa bir ürün açıklaması” gibi gözlenebilir bir tarif kullanın. Ardından çalışanın normal biçimde ilerlemesini izleyin. Her duraksamada çözümü siz vermek yerine neye ihtiyaç duyduğunu sorun.

Şu dört noktayı not edin: işe başlama, gerekli bilgiyi hazırlama, sonucu elde etme ve son kontrol. Yardım ettiğiniz adımları ayrıca işaretleyin. Destekle tamamlanan bir denemeyi, çalışanın bağımsız tamamladığı bir iş olarak kaydetmeyin.

Durulan noktaya göre küçük bir düzeltme seçin

1. Araca veya gerekli bilgiye ulaşamıyor. Hesap, erişim izni, dosyanın yeri veya hangi bilgilerin paylaşılabileceği belirsiz olabilir. Önce ilgili sorumluya bu engeli çözdürün. Yetkiyi genişletmeden de işi yapmanın güvenli bir yolu olup olmadığını sorun. Erişim sorunu sürerken daha ayrıntılı talimat yazmayı öğretmek asıl engeli kaldırmaz.

2. Araç açık, fakat görev tarif edilemiyor. Çalışan ne isteyeceğini veya hangi kaynağı vereceğini bilmiyorsa tek bir görev üzerinde birlikte çalışın. Tekrar kullanılabilir talimat şablonu hazırlarken beklenen biçimi ve eksik bilgi durumunu açıklaştırabilirsiniz. Hedef, uzun bir komut ezberlemek değil, aynı işi tekrar tarif edebilmektir.

3. Sonuç geliyor, fakat kullanıma uygun değil. Eksik bilgi, gereksiz ayrıntı ve kaynakta bulunmayan eklemeleri ayrı işaretleyin. Bir seferde tek şeyi değiştirin: kaynak metni, görevin kapsamını veya istenen biçimi. Her şeyi birlikte değiştirirseniz iyileşmenin nedenini anlamak zorlaşır. Aynı eksik farklı denemelerde sürüyorsa araç ya da görev seçimini yeniden değerlendirin.

4. Sonuç uygun, fakat kontrol ve aktarım zahmetli. Üretilen metni incelemek, biçimlendirmek ve kullanılan programa taşımak dahil bütün işi değerlendirin. Çalışanın aracı kullanmaması bu durumda makul bir tercih olabilir. Daha dar bir görev deneyin veya mevcut yöntemi koruyun. Kullanım zorunluluğu getirerek bu sorunu görünmez hale getirmeyin.

Microsoft'un destek çalışması seçme rehberi, ilk yararlı görevi bulma, bir işi tekrarlama, kaliteyi iyileştirme ve engelleri çözme ihtiyaçları için farklı destek biçimleri tanımlıyor. Bu nedenle herkes için aynı eğitimi yeniden düzenlemek yerine gözlemlediğiniz ihtiyaca yönelik çalışma seçin.

Örnek: ürün açıklaması hazırlarken vazgeçilen adım

Bu örnek kurgusaldır; bir Eber müşterisinin sonucu değildir. Bir katalog çalışanının, paylaşılmasına izin verilen özellik listesinden kısa ürün açıklaması hazırladığını düşünün. Liste yalnızca malzeme, ölçü ve bakım bilgisi içeriyor. Çalışan “Satış odaklı açıklama yaz” dediğinde sonuçta listede bulunmayan kullanım iddiaları görüyor ve aracı bırakıyor.

İlk incelemede sorun “eğitimi hatırlamıyor” diye kaydedilmemeli. Gözlenen sorun, verilen kaynakla sınırlı kalmayan açıklamadır. Yeni denemede yalnızca listelenen özelliklerin kullanılmasını, eksik bilgilerin tahmin edilmemesini ve metnin belirli bir uzunlukta tutulmasını isteyin. Sonra her cümleyi özellik listesiyle karşılaştırın.

Bu değişiklik yeterli olmazsa daha fazla talimat eklemeyi otomatik çözüm saymayın. Aracı yalnızca mevcut açıklamanın anlatımını düzeltmek için denemek veya bu görevde kullanmamak da seçeneklerdir. Bir ürünle elde edilen sonucu bütün kataloğa genellemeden önce farklı örnekleri inceleyin.

Görüşmeyi doldurulabilir bir karar notuyla bitirin

Aşağıdaki alanları kısa cümlelerle doldurun:

• İş ve beklenen sonuç: Hangi görev tamamlanacaktı?
• Durulan adım: Gözlenen engel tam olarak neydi?
• Kanıt: Hangi deneme veya davranış bu yorumu destekliyor?
• Değiştirilecek tek unsur: Bir sonraki denemede ne farklı olacak?
• Sorumlu ve destek: Kim hazırlayacak, gerektiğinde kim yardım edecek?
• Tekrar bakılacak ölçüt: İş bağımsız tamamlandı mı; hangi düzeltmeler gerekti?
• Karar tarihi: Ne zaman devam, farklı görev veya durdurma kararı verilecek?

Bir sonraki görüşmede sadece araca kaç kez girildiğini sormayın. Aynı görevin tamamlanıp tamamlanmadığını ve engelin geri dönüp dönmediğini inceleyin. Çözülmeyen noktayı açıkça kaydedin; çalışanın kişisel başarısızlığına çevirmeyin.

Bulgular gerçekten beceri eksikliğini gösteriyorsa ekibe uygun eğitim planını buna göre daraltın. Eber'in kurumsal yapay zeka eğitimi sayfasını, genel araç tanıtımından ziyade belirlediğiniz görev ve destek ihtiyacını konuşmak için inceleyebilirsiniz.