Faturanın tarihini, tutarını ve tedarikçi adını bir sisteme aktarmak basit görünebilir. Ancak eksik bilgiler, farklı belge düzenleri ve aynı faturanın tekrar gönderilmesi işi zorlaştırır. Otomasyon planını yalnızca belgedeki yazıyı okumak üzerine kurarsanız bu sorunlar çözülmeden kalır.

Önce hangi adımları otomatikleştirmek istediğinizi ayırın: belgeyi teslim almak, gerekli bilgileri çıkarmak, mevcut kayıtlarla karşılaştırmak ve kontrol edilmiş kaydı ilgili sisteme aktarmak. Ödeme onayı gibi kararları bu işlerden ayrı değerlendirin.

Bir belge türüyle başlayın

İlk denemede tüm evrak çeşitlerini aynı uygulamaya eklemeye çalışmayın. Örneğin yalnızca tedarikçi faturalarını seçin. Farklı firmalardan gelen, farklı düzende hazırlanmış ve daha önce sorun çıkaran örnekleri birlikte inceleyin.

Belgelerden hangi alanların alınacağını bir listeye yazın. Tarih, belge numarası, para birimi ve toplam tutar gibi alanların yanında hangi bilginin zorunlu olduğunu da belirtin. İşiniz için gerekli olmayan alanları sırf belgede bulunduğu için toplamayın. Belgeye kimlerin erişeceğini ve asıl dosyanın nerede tutulacağını da bu aşamada belirleyin.

Bilgiyi çıkarmakla doğrulamayı ayırın

Belge işleme araçları metinleri, tabloları ve belirli alanları çıkarabilir. Örneğin Microsoft Document Intelligence belgeleri bu işlevleri ayrı modellerle açıklar. Ancak alanın okunmuş olması, şirketinizdeki kayıtla eşleştiğini veya ödemenin uygun olduğunu göstermez.

Bu nedenle sonraki adımda kendi kontrol kurallarınız çalışmalı. Tedarikçi mevcut mu? Belge numarası daha önce kullanılmış mı? Toplam tutar, satırlarla tutarlı mı? Para birimi belli mi? Kuralları teknik ekibe sözlü anlatmak yerine örneklerle yazın.

Kontrol sırasını görünür hale getirin

Varsayımsal bir akış düşünelim: Sistem faturadaki bilgileri alır, tedarikçiyi bulur ve kayıt taslağı hazırlar. Tutar okunamamışsa veya aynı numara daha önce kullanılmışsa belge incelenecekler listesine eklenir. Çalışan asıl belgeyi açar, sorunu görür ve kaydı düzeltir ya da reddeder.

Kontrol ekranında yalnızca “hata var” yazması yeterli değildir. Hangi alanın neden incelenmesi gerektiği ve belgenin kendisi birlikte gösterilmeli. Bazı araçların sunduğu güven puanlarını da işinize ait örneklerle değerlendirin; tek bir puanı her belge için onay kuralı kabul etmeyin.

İlk denemenin kontrol listesi

  • Alınacak alanlar ve zorunlu bilgiler belli mi?
  • Aynı belge yeniden geldiğinde ne yapılacak?
  • Eksik veya okunamayan alanlar kime yönlendirilecek?
  • Çalışan düzeltme yaparken asıl belgeyi görebilecek mi?
  • Kayıt aktarımı başarısız olursa işlem nasıl sürdürülecek?
  • Hangi adımda son onay verilecek ve bu onay nerede kaydedilecek?

Deneme sonunda yalnızca kaç belgenin işlendiğine bakmayın. Ekibin kontrole ayırdığı zamanı, düzeltme gerektiren alanları ve tekrar eden hata türlerini de inceleyin. Belge sayısı artarken kontrol işi de aynı oranda büyüyorsa akışı yeniden ele almak gerekir.

Bir süreç otomasyonu çalışmasında önce belge akışını ve kontrol noktalarını hazırlamak, araç seçimini daha sağlıklı yapmanızı sağlar.

İşletmenizde nasıl uygulanabileceğini konuşalım.

Yapay zeka danışmanlığı