eber
Bir çalışan şirketten ayrıldığında, e-posta hesabının kapatılması yapay zeka araçlarındaki bütün erişimlerin sona erdiğini göstermeyebilir. Bu araçlardaki açık oturumları, ayrı kullanıcı hesaplarını ve otomatik rapor gönderimlerini de kontrol edin.
Kontrolü dört başlıkta ele alın: yeni girişler, açık oturumlar, kaynak belgelere erişim ve çalışan adına yürütülen otomatik işler. Her kontrol için beklenen sonucu yazın. Ayarın değiştiğini görmekle yetinmeyin, sonucu bir testle doğrulayın. Yönetici ve teknik ekip bu kontrolleri birlikte planlayabilir. Hesap ve yetki değişikliklerini ise yetkili yöneticiler, şirketin işten ayrılma sürecine göre yapmalıdır.
Önce araçları ve bağlantıları listeleyin
Çalışanın kullandığı yapay zeka araçlarını, şirket içi asistanları ve bunlara bağladığı uygulamaları listeleyin. Her araç için şu bilgileri kaydedin:
- Kullanılan şirket hesabı.
- Erişilebilen çalışma alanları, belge grupları ve paylaşılan sohbetler.
- Çalışanın sahibi olduğu otomatik işler ve bağlantılar.
- Sonuçların gönderildiği adresler veya kanallar.
- Erişimi kapatacak kişi ve işi devralacak kişi.
Listeyi yalnızca çalışanın hatırladıklarına dayandırmayın. Uygulama yöneticileri, mevcut üyelikleri ve bağlantıları kendi yönetim ekranlarından kontrol etsin. Hangi araçlarda hangi bilgilerin kullanıldığı belirsizse şirket bilgisi paylaşımı için hazırlanan kurallardan başlayabilirsiniz.
Yeni girişleri ve açık oturumları ayrı ayrı kontrol edin
Bir uygulamaya yeniden giriş yapılamaması, daha önce açılmış oturumun da kapandığını kanıtlamaz. Örneğin Microsoft Entra belgeleri, uygulamanın oluşturduğu oturumun uygulamanın kendi kurallarına göre yönetildiğini ve erişimin sona erme süresinin kullanılan yönteme bağlı olduğunu açıklar. Microsoft'un erişimi kaldırma rehberinde bu ayrımın ayrıntılarını bulabilirsiniz.
Teknik ekipten iki sorunun yanıtını ayrı ayrı doğrulamasını isteyin: Yeni girişler engelleniyor mu? Önceden açılmış oturumdan hâlâ işlem yapılabiliyor mu? Merkezi şirket hesabına bağlı olmayan araçlardaki üyelikleri de ayrıca inceleyin. Yönetim adımları ve değişikliğin etkili olma süresi ürüne göre farklılık gösterebilir. Bütün araçlar için aynı bekleme süresini esas almayın.
Belge yetkisi kaldırılınca asistanın yanıtını da sınayın
Şirket içi asistan, kaynak belgelerin arama için hazırlanmış bir kopyasını kullanıyor olabilir. Teknik ekibe, kullanıcı veya belge yetkileri değiştiğinde bunun arama sonuçlarına nasıl yansıdığını sorun.
Azure AI Search'ün güvenlik filtresi örneğinde arama sonuçları, kullanıcı ve grup bilgilerine göre sınırlandırılır. Bu yöntemde filtrenin her sorguya uygulanması gerekir. Kullandığınız ürün farklı bir yöntem izleyebilir. Bu nedenle kendi kurulumunuzda erişimin nasıl denetlendiğini doğrulayın. Azure AI Search güvenlik filtresi rehberi, uygulama düzeyindeki bu kontrolü açıklar.
Yetkiyi kaldırmadan önce test hesabının belgeyi açabildiğini ve kurgusal bilginin aramada bulunduğunu doğrulayın. Yetki kaldırıldıktan sonra aynı kontrolleri tekrarlayın. Test sırasında kaynak belge bağlantısını açmayı deneyin. Yalnızca test belgesinde bulunan kurgusal bir bilgiyi yeni bir sohbetten sorun. Teknik ekip, yetkisi kaldırılan belgenin arama sonucuna veya yanıtı hazırlayan modele iletilmediğini de doğrulasın. Bilginin yanıtta görünmemesi, belgeye arka planda erişilmediğini tek başına kanıtlamaz. Bu kontrolü kurumsal yapay zeka çözümünün kabul testlerine ekleyin. Yalnızca ilk kurulumda değil, yetkiler değiştiğinde de tekrarlayın. Daha geniş bir değerlendirme için asistanın yanıt ve yetki testlerini de planlayın.
Otomatik işleri ve alıcıları gözden kaçırmayın
Ayrılan çalışan, bir otomasyonun sahibi, bağlantıyı kuran kişi veya raporun alıcısı olabilir. Bu rollerin her birini ayrı değerlendirin. Devam edecek her iş için yeni sorumluyu, kullanılacak bağlantıyı ve gönderim yapılmasına izin verilen alıcıları belirleyin.
Sahibi değiştirmek, eski sahibin bütün yetkilerini kendiliğinden kaldırmayabilir. Örneğin Power Automate'te bir çözüm içinde tutulan bulut akışlarında (solution-aware) sahip değişikliğinden sonra eski ve yeni sahip ortak sahip olarak kalır. Bu nedenle kullandığınız ürünün devir adımlarını ve devirden sonra kalan yetkileri kontrol edin. Power Automate sahip değiştirme belgesi, akış türüne göre farklılaşan koşulları açıklar.
İşin devam etmesi için ayrılan çalışanın erişimini açık bırakmayın. Güvenle devredilemeyen işi durdurun ve sorumlusuyla bir çözüm planlayın. Şirkete özel uygulamalarda bu adımlara yazılımın bakım ve teslim planında yer vermek, sonraki ayrılışlarda aynı belirsizliklerin yaşanmasını önlemeye yardımcı olur.
Kurgusal bir örnekle dört kontrolü deneyin
Bir mimarlık ofisinde asistanın projelerdeki ilerlemeyi özetlediğini düşünün. Ayrılan proje koordinatörü bu asistana erişiyor ve haftalık özeti alıyor. Aşağıdaki testleri, gerçek kişi veya proje bilgisi içermeyen bir test ortamında, aynı yetkilere sahip bir test hesabıyla yapabilirsiniz:
- Yeni giriş: Hesap kapatıldığında test kullanıcısı uygulamaya yeniden giriş yapamamalı.
- Açık oturum: Hesap kapatılmadan önce açılmış oturumdan yeni sorgu veya işlem yapılamamalı.
- Belge yetkisi: Ayrı bir testte hesap açık bırakılır ve proje grubundan gelen erişim yetkisi kaldırılır. Kullanıcı genel bilgilere erişebilmeli, ancak kısıtlı proje belgesini ve içeriğini görememeli.
- Otomatik gönderim: Haftalık özetin alıcı listesi kontrol edilir ve bir deneme gönderimi yapılır. Eski alıcı listeden çıkarılmış, devam edecek işin sahibi ve bağlantısı doğrulanmış olmalı.
Üçüncü testi, hesabı kapatma testinden ayrı yapın. Uygulamaya hiç giremeyen bir kullanıcıyla belge yetkilerinin doğru çalışıp çalışmadığını anlayamazsınız. Testler başarılı olsa da gerçek ayrılışta yöneticiler ilgili hesabın, üyeliklerin ve alıcı listelerinin son durumunu ayrıca doğrulamalıdır.
Tamamlandı demeden önce sonuçları kaydedin
Her kontrol için beklenen sonucu, gözlenen sonucu, değişikliğin ne zaman etkili olmasının beklendiğini, son kontrol zamanını ve sorumlu kişiyi kaydedin. Çözülemeyen bir sorun varsa hangi erişimin hâlâ açık olduğunu ve geçici olarak hangi işin durdurulduğunu belirtin.
Bu testlerle daha önce indirilmiş dosyaları veya dışarı aktarılmış yanıtları geri alamazsınız. Bunları şirketin cihaz teslimi ve bilgi saklama süreçlerinde ayrıca ele alın. Kontrol kayıtlarına gereksiz kişisel bilgi, belge içeriği veya erişim anahtarı eklemeyin.
İş birimleriyle teknik ekip, bu kurgusal örnek üzerinden sorumluluklarını birlikte değerlendirebilir. Ekibe uygun yapay zeka eğitiminde böyle bir alıştırma, kimin ayarı değiştireceğini ve kimin sonucu kontrol edeceğini netleştirmek için kullanılabilir. Kontrol listesindeki kutuları işaretlemekle yetinmeyin. Süreci tamamlanmış saymak için her önemli erişimin kapandığını gösteren sonuçları da kaydedin.
