eber
Şirket içi yapay zeka asistanınızın önünde aynı konuda farklı şeyler söyleyen iki belge var. Hangisini esas almalı? En son düzenlenen dosyayı seçmek yeterli değil. Belgenin kimler için geçerli olduğuna, onay durumuna ve ne zamandan beri uygulandığına da bakmak gerekir. Bunlar belli değilse asistan tahminde bulunmak yerine ek bir soru sormalı veya konuyu bu karardan sorumlu kişiye yönlendirmeli.
Bunu bir örnek üzerinden ele alalım. Ardından kendi belgelerinize uygulayabileceğiniz kısa bir karar notu hazırlayacağız.
İki belge gerçekten aynı şeyi mi anlatıyor?
Bir çalışanın asistana “Ortak kullanılan ekipmanı ödünç almak için kime başvurmalıyım?” diye sorduğunu düşünün. Bu örnekte asistan üç belge buluyor:
- Ortak ekipman rehberi: İdari işler tarafından onaylanmış. Merkez ofisteki ortak ekipman için başvuruların idari işlere yapılacağını söylüyor.
- Tasarım ekibinin çalışma notu: Daha yakın zamanda düzenlenmiş. Tasarım ekibine ait cihazlar için ekip yöneticisine başvurulmasını istiyor.
- Yeni rehber taslağı: Bütün ekipmanın tek bir kayıt sistemi üzerinden yönetilmesini öneriyor. Henüz onaylanmamış ve uygulamaya alınmamış.
İlk bakışta üç farklı yol var. Oysa ilk iki belge farklı ekipmanları anlatıyor olabilir. Üçüncü belge de yalnızca bir öneri. Asistan, kullanıcının hangi ekipmanı sorduğunu öğrenmeden bunlardan birini seçerse yanlış kişiye yönlendirebilir.
Burada sorulacak ilk soru basit: “Merkez ofisin ortak ekipmanını mı, tasarım ekibine ait bir cihazı mı kastediyorsunuz?”
En yeni dosya neden her zaman doğru kaynak değil?
Bir dosyanın dün düzenlenmiş olması, içindeki kuralın dün değiştiği anlamına gelmez. Sadece bir yazım hatası düzeltilmiş olabilir. Yeni hazırlanan bir taslak da mevcut onaylı rehberin yerini kendiliğinden almaz.
Bu yüzden belgeleri hazırlarken şu bilgileri birbirinden ayırın:
- Belge ve sürüm: Bu hangi belge ve hangi sürümü?
- Durum: Taslak mı, onaylanmış mı, şu anda uygulanıyor mu, yoksa kullanımdan kaldırılmış mı?
- Kapsam: Hangi ekip, ofis, ürün veya işlem için geçerli?
- Geçerlilik tarihleri: Ne zamandan itibaren geçerli? Bitiş tarihi var mı?
- Sorumlu kişi veya ekip: Belgedeki belirsizlikleri kim açıklığa kavuşturabilir?
- Son düzenleme tarihi: Dosya en son ne zaman değiştirildi?
Eksik bilgileri asistanın tahmin etmesini beklemeyin. Önce ilgili kişi veya ekiple tamamlayın. Bu hazırlık, yapay zeka danışmanlığı sürecinde verilerin güncelliğini ve kullanıma uygunluğunu değerlendirmenin de bir parçasıdır.
Asistan hangi durumda nasıl yanıt vermeli?
Örneğimize dönersek üç farklı durumla karşılaşıyoruz.
Hangi ekipmandan söz edildiği belli değilse ek soru sormalı. Kullanıcıdan uzun bir açıklama istemesine gerek yok. Merkez ofis ekipmanı ile tasarım ekibinin cihazını ayıran tek soru yeterli olabilir.
Kullanıcının neyi sorduğu ve geçerli belge belliyse o belgeye dayanmalı. Kullanıcı merkez ofisin ortak ekipmanını soruyorsa idari işlere yönlendirmeli. Yanıtta bunun merkez ofis için geçerli olduğunu belirtmeli ve ilgili rehbere bağlantı vermeli. Farklı belgelerdeki cümleleri birleştirip yeni bir başvuru yöntemi oluşturmamalı.
Aynı iş için geçerli iki onaylı belge gerçekten çelişiyorsa kesin bir yanıt vermemeli. Diyelim ki merkez ofis için hazırlanmış iki rehber farklı kişilere yönlendiriyor. Hangisinin diğerinin yerini aldığı da belli değil. Bu durumda uygun yanıt şöyle olabilir:
“Bu konuda iki farklı yönlendirme buldum. Hangi rehberin geçerli olduğu belli olmadığı için başvuru yerini idari işlerle doğrulamanızı öneririm.”
Asistan kaynak gösterirken kullanıcının erişim yetkisini de korumalı. Çelişkiyi açıklamak için kişinin görmemesi gereken bir belgeyi paylaşmamalı.
Bu yaklaşım, yanıtını şirket belgelerinde arama yaparak hazırlayan sistemler için önemlidir. Bu yöntem teknik kaynaklarda RAG olarak geçer. Microsoft'un RAG hazırlık rehberi, kaynakların yetersiz kaldığı sorulara nasıl yanıt verileceğinin belirlenmesini ve belge erişim izinlerinin korunmasını ele alır. Şirketinizde hangi belgenin esas alınacağını ise işin sorumlularıyla birlikte belirlemelisiniz; asistanın bunu kendiliğinden doğru yapacağını varsaymayın.
Verdiğiniz kararı kısa bir notla kaydedin
Bir çelişkiyi çözdüğünüzde yalnızca o anki yanıtı düzeltmeyin. Aynı sorunun tekrar yaşanmaması için şu notu doldurun:
- Soru: Kullanıcı neyi öğrenmek istiyor? Hangi ekip, işlem veya dönem söz konusu?
- Belgeler: Hangi sürümler ve bölümler karşılaştırıldı?
- Karar: Ek soru mu sorulacak, belirli bir belge mi kullanılacak, yoksa bir sorumluya mı yönlendirilecek?
- Nedeni: Bu kararı hangi onay, tarih veya kapsam bilgisi destekliyor?
- Yapılacak düzeltme: Hangi belgeyi veya asistanın kullandığı kaynak listesini kim güncelleyecek?
- Kontrol: Değişikliğin işe yaradığını anlamak için hangi soruyu soracağız, nasıl bir yanıt bekleyeceğiz?
Tasarım ekibinin çalışma notunu silmek gerekmeyebilir. Yalnızca hangi cihazlar için geçerli olduğunu açıkça yazmak yeterli olabilir. Kullanımdan kaldırılmış bir belgeyi de şirketin arşiv kurallarına uygun biçimde saklayıp güncel soruların yanıtlandığı kaynaklardan ayırabilirsiniz. Geçmiş bir dönemi soran kullanıcılar için eski belgelere nasıl başvurulacağını ayrıca belirleyin.
Son adım: aynı soruyu yeniden sorun
Belgeyi güncellemeniz, asistanın artık güncel bilgiyi kullandığını tek başına göstermez. Değişikliğin arama sistemine de yansıması gerekir. Örneğin Azure AI Search belgeleri, Azure Storage'daki dosya değişikliklerini izlemekle silinen dosyaları tespit etmenin farklı ayarlar gerektirdiğini açıklar. Kullandığınız sistemin nasıl güncellendiğini teknik ekibinizle kontrol edin. Bu güncelleme ve kontrol adımlarını yazılım geliştirme ve devreye alma planına dahil edin.
Ardından aynı soruyu yeniden sorun. Asistan belirsiz noktayı soruyor mu? Doğru belgeyi gösteriyor mu? Çelişki çözülemediyse kesin bir yanıt vermekten kaçınıyor mu? Bu örnekleri asistan yanıt testlerinize ekleyin.
Bir kurumsal yapay zeka çözümü planlarken belgeleri sisteme bağlamanın yanında bu sorumlulukları da konuşun: Hangi bilginin geçerli olduğuna kim karar verecek, belgeyi kim düzeltecek ve değişikliği kim kontrol edecek?
