eber
Bir çalışan teklif metnini düzenlemek, diğeri müşteri mesajını özetlemek istiyor. İkisi de bir yapay zeka aracına bilgi girmeden önce hangi kurala bakacağını bilmeyebilir. Sadece “gizli bilgi paylaşmayın” demek, günlük işte karar vermek için çoğu zaman yeterli bir açıklama değildir.
Şirketinizin onayladığı araçları ve bu araçlarla kullanılabilecek bilgi türlerini birlikte belirlemek daha işe yarar bir başlangıçtır. Bu yazı, ekip içi çalışma kuralları hazırlamak için öneriler sunar. Bir ürünün veri kullanım koşullarını veya şirketinizin özel yükümlülüklerini değerlendirmek ise ayrıca yapılacak bir iştir.
Araç adından önce kullanım biçimini sorun
Aynı isimdeki hizmetin kişisel hesabıyla şirket hesabı farklı ayarlar veya koşullar içerebilir. Çalışanın hangi hesapla giriş yapacağı, hangi özellikleri kullanabileceği ve bir dosyanın nereye yükleneceği belirli olsun. Bir aracın onaylanması, her şirket bilgisinin o araçta kullanılabileceği anlamına gelmesin.
Sağlayıcının güncel koşullarında verilerin ne amaçla işlendiğini, nasıl saklandığını ve hangi ayarların şirket tarafından yönetilebildiğini ilgili sorumlularla inceleyin. Bu başlıklarda bütün ürünlere uygulanabilecek tek bir güvence vermek doğru olmaz.
Bilgi türlerini örneklerle ayırın
İlk taslak için kısa bir tablo hazırlayabilirsiniz. Bunlar şirketinizin kendi değerlendirmesiyle netleştirilecek örnek gruplardır:
- Yayımlanmış bilgiler: Herkese açık ürün açıklaması veya şirketin yayımladığı bir rehber.
- Şirket içinde kullanılan bilgiler: İç süreç notları veya henüz yayımlanmamış sunumlar. Hangi araçlarda kullanılabileceği ayrıca belirlenir.
- Özel değerlendirme gerektiren bilgiler: Müşteri kayıtları, çalışan bilgileri, sözleşmeler veya henüz açıklanmamış ticari kararlar.
- Araçlara girilmemesi gereken erişim bilgileri: Şifreler, erişim anahtarları ve benzeri hesap bilgileri.
Her grubun yanına bir örnek, kullanılabilecek araç ve gerekirse onay verecek kişi yazın. NIST Privacy Framework, kişisel bilgilerle ilgili risklerin kurum içinde tanınması ve yönetilmesi için bir çerçeve sunar. Günlük ekip rehberinizin ise çalışanların anlayacağı somut örneklere ihtiyacı vardır.
Görevi daha az bilgiyle yapmayı deneyin
Bir çalışanın e-posta dilini düzeltmesi için gerçek müşteri adını, sipariş numarasını ve tüm yazışma geçmişini paylaşması gerekmeyebilir. Eğitimde veya denemede gerçek kayıtlar yerine kurgusal örnekler hazırlayabilirsiniz.
Ancak yalnızca adları silmek, metindeki bütün kişisel veya gizli bilgilerin kaldırıldığı anlamına gelmez. Şirket adı, özel bir proje, tarih veya başka ayrıntılar da önem taşıyabilir. Hazırlanan örneği kullanmadan önce kontrol edin. Yapılacak iş gerçek kaydı gerektiriyorsa uygunluğu belirlenmiş hesap ve çalışma yöntemi kullanılmalı.
Kararsız kalındığında ne yapılacağı belli olsun
Çalışan bir bilginin hangi gruba girdiğini bilmiyorsa kime soracak? Yanlışlıkla dosya paylaştığını fark ederse nereye bildirecek? Yeni bir araç kullanmak istediğinde kim inceleyecek? Rehber bu sorulara da yanıt versin.
Kuralları bir defalık duyuru olarak bırakmayın. Araçlar veya şirketin kullandığı bilgiler değiştiğinde gözden geçirin. Ekip eğitiminde gerçek görevlerinize benzeyen örnekleri tartışmak, aynı kuralların farklı çalışanlar tarafından benzer şekilde uygulanmasına yardımcı olur.
