eber
Müşteri görüşmesi bittikten sonra çoğu ekipte benzer işler başlar: notları toparlamak, söz verilen işleri yazmak, sorumlu kişiyi belirlemek ve müşteri kaydını güncellemek. Yapay zeka bu adımlar için taslak hazırlayabilir. Ancak toplantıda konuşulan her şey karar veya taahhüt değildir.
Önce elinizde kullanımı uygun, ekip tarafından kontrol edilmiş bir görüşme notu olduğunu varsayalım. Bu nottan kısa bir özet, yapılacak işler listesi ve müşteri kaydı için güncelleme taslağı hazırlanabilir. Bunların her birini ayrı değerlendirmek daha anlaşılır bir çalışma düzeni sağlar.
Özetin amacını belirleyin
Bir sonraki görüşmeye hazırlanmak için gereken özetle yönetime sunulacak özet aynı olmayabilir. İlkinde açık sorular ve takip notları önemlidir. İkincisinde belirli bir konu hakkında alınan kararın açıklanması gerekebilir.
Şablonu bu amaca göre hazırlayın. Örneğin “görüşülen ihtiyaç”, “yanıt bekleyen sorular” ve “kararlaştırılan sonraki adım” başlıkları kullanılabilir. Her bilgiyi kısa tutmak, sonradan okuyacak kişinin asıl konuya ulaşmasını kolaylaştırır. Notta olmayan bir bilginin eklenmemesini açıkça isteyin.
Yapılacak işle verilen sözü ayırın
Varsayımsal bir notta “Yeni sürümü gelecek hafta inceleyebiliriz” yazdığını düşünün. Bu cümleyi kesin bir teslim tarihi olarak kaydetmek yanlış olur. “Teklifi Ayşe paylaşacak” gibi açık bir görevle aynı şekilde ele alınmamalı.
Yapılacak işler listesinin her satırında görev, sorumlu kişi, tarih ve nottaki dayanak bulunabilir. Tarih veya sorumlu kişi belirtilmemişse alanı doldurmak yerine “belirtilmedi” yazılmasını isteyin. Çalışan, eksik bilgiyi ekiple teyit ettikten sonra tamamlasın.
Müşteri kaydına geçmeden önce eşleştirin
CRM, müşteri bilgilerini ve ilişkilerini takip etmek için kullanılan yazılımların genel adıdır. Bu yazılımlara bağlantı kurarken doğru müşteri kaydının bulunması gerekir. Aynı isimde kişiler veya farklı şirketlerde benzer unvanlar olabilir.
Örneğin HubSpot'un kişi kayıtları belgeleri, kayıt bilgileriyle sistemler arasında veri eşitlemeyi açıklar. Ancak hangi alanların güncelleneceği ve yanlış eşleşmenin nasıl önleneceği sizin çalışma kurallarınızla belirlenmelidir. Sırf bir kayda erişilebiliyor olması, bütün alanlarının değiştirilmesi gerektiği anlamına gelmez.
İlk uygulama için basit bir akış
- Çalışan, kontrol edilmiş görüşme notunu seçer.
- Uygulama özet ve yapılacak işler taslağı hazırlar.
- Çalışan isimleri, tarihleri ve verilen sözleri inceler.
- Doğru müşteri kaydı doğrulanır.
- Yalnızca onaylanan alanlar aktarılır; sonuç ekranda gösterilir.
Aynı not yeniden işlendiğinde yinelenen görevler oluşmamasını da planlayın. Aktarım başarısız olursa çalışan neyin kaydedildiğini görebilmeli. Belirsiz bir hata mesajı, aynı işlemin tekrar yapılmasına ve kayıtların karışmasına yol açabilir.
İlk denemede birkaç farklı tür görüşme notunu kullanın: yalnızca bilgi alınan bir görüşme, açık görevlerin verildiği bir görüşme ve sonraki adımların henüz netleşmediği bir görüşme. Taslağın ne kadar düzenleme gerektirdiğini karşılaştırın.
Bu akışı mevcut yazılımlara bağlantı hazırlığı ile birlikte değerlendirmek, not hazırlama işinden sistemde kayıt değiştirme işine geçerken sorumlulukları netleştirir.
