eber
Bir çalışan, prosedür bulmak için klasörleri tek tek açmak yerine sorusunu bir asistana yazıyor. Asistan yanıt veriyor ve ilgili belgeyi gösteriyor. Şirket içi yapay zeka asistanlarının amaçlarından biri bu. İşe yarayan bir uygulama için önce kullanılacak bilgilerin hazırlanması gerekiyor.
RAG olarak adlandırılan yöntemde asistan, yanıt hazırlamadan önce belirlenen kaynaklarda ilgili bilgiyi arar. Dil modeli, bulduğu bilgilerden yararlanarak yanıt oluşturur. Ancak bu yöntem tek başına her yanıtın doğru olmasını sağlamaz. Belgelerin içeriği, aramanın başarısı ve yanıtın kontrolü de önemlidir.
Asistanın hangi sorulara yanıt vereceğini seçin
İlk sürüm için belirli bir alan seçin. Örneğin ürün bilgileri, izin prosedürleri veya belirli bir ekibin çalışma rehberiyle başlayabilirsiniz.
Bu seçim, hangi belgeleri hazırlayacağınızı da belirler. Tüm şirket arşivini aynı anda eklemeye çalışmak yerine, seçtiğiniz soruları yanıtlayacak belgeleri toplayın. Asistanın bilmediği bir konu sorulduğunda ne söyleyeceğini de önceden kararlaştırın.
Kullanılacak belgeleri ve sorumlularını listeleyin
Belgelerin nerede bulunduğunu ve kim tarafından güncellendiğini yazın. Aynı belgenin farklı sürümleri varsa hangisinin kullanılacağını belirleyin. Tarihi belli olmayan veya sorumlusu bilinmeyen bir belgenin güncelliğini ayrıca kontrol edin.
Basit bir listede belge adı, sorumlu ekip, son güncelleme tarihi ve kimlerin erişebileceği yer alabilir. Bu liste geliştirme sırasında olduğu kadar sonrasında da işe yarar. Bilgi değiştiğinde kimin belgeyi güncelleyeceği belli olur.
Ekibinizin sorularıyla deneyin
Asistanı kullanacak çalışanlardan sık sordukları soruları toplayın. Her soru için doğru yanıtın hangi belgede olduğunu işaretleyin. Belgelerde yanıtı bulunmayan soruları da denemeye ekleyin.
Yalnızca kolay sorularla yapılan bir gösterim, günlük kullanımda karşılaşılacak sorunları göstermeyebilir. Farklı sorularla şu üç noktayı ayrı ayrı kontrol edin: Asistan ilgili belgeyi bulabiliyor mu? Yanıt belgedeki bilgiye uygun mu? Kullanıcı kaynak belgeyi açıp inceleyebiliyor mu?
Bu kontroller, sorun olduğunda nedenini bulmayı kolaylaştırır. Eksik bir belge, arama hatası ve yanlış hazırlanmış bir yanıt farklı düzeltmeler gerektirir.
Belgelere erişim kurallarını asistanda da uygulayın
Bir belgenin arama sistemine eklenmesi, herkesin onu görmesi gerektiği anlamına gelmez. Çalışanların mevcut erişim yetkilerini asistanın da uygulaması gerekir.
Örneğin bir çalışanın açamadığı belgedeki bilgiler, asistandan aldığı yanıtta da yer almamalıdır. Bunu farklı yetkilere sahip kullanıcılarla test edin. Sistemin işlem kayıtlarında hangi bilgilerin tutulacağını ve bu kayıtları kimlerin görebileceğini de belirleyin.
Güncellemeleri ve hata bildirimlerini planlayın
Bir belge değiştiğinde veya kaldırıldığında bunun asistana ne zaman yansıyacağını belirleyin. Güncel olmayan bir bilginin kullanılmaya devam etmemesi için bu sürecin sorumlusu belli olsun.
Çalışanların yanlış veya eksik yanıtları bildirebileceği bir yol hazırlayın. Her sorun için farklı bir model seçmek gerekmez. Bazen belgeyi güncellemek veya aramada bulunmasını kolaylaştırmak yeterlidir.
Bir kurumsal yapay zeka asistanı planlarken belgeleri, test sorularını ve bakım sorumluluklarını birlikte ele alın. Böylece ilk gösterimden sonra uygulamanın nasıl sürdürüleceği de belli olur.
